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Ética e a transparência no nosso dia a dia
No dia a dia, nossos gestores têm um papel fundamental, como “guardiões” e disseminadores desses princípios. Por exemplo: em 2009, foram treinados 40 gestores sobre prevenção a fraudes na contratação de obras e serviços, no escopo da capacitação sobre o Código de Conduta.
Outro exemplo expressivo desse processo de disseminação foi o envio a todos os empregados, na semana em que se comemorou o Dia Mundial de Combate à Corrupção (9 de dezembro), da cartilha sobre “Responsabilidade Social das Empresas no Combate à Corrupção”. Ela foi elaborada pelas empresas participantes do Grupo de Trabalho pela Integridade e Combate à Corrupção e pela Controladoria Geral da União. Sua distribuição aos empregados foi acompanhada de carta do Presidente da Samarco.
Além disso, foram realizadas duas oficinas, uma na Federação das Indústrias do Estado do Espírito Santo (Findes), em 18 de agosto e 15 de outubro, durante um seminário organizado pelo Conselho de Cidadania da Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), onde apresentamos e distribuímos a empresas e fornecedores da região o nosso Código de Conduta e a cartilha sobre “Responsabilidade Social das Empresas no Combate à Corrupção”.
Ainda em 2009, foi realizado um workshop sobre sustentabilidade, com os fornecedores de serviços contratados, Em dezembro, no qual um dos temas tratados foi Ética e Integridade. Na ocasião, também distribuímos exemplares de nosso Código de Conduta e da cartilha mencionada.
No dia a dia, não aceitamos a prática de corrupção em nossos negócios. Não foram registrados, em 2009, casos de corrupção em nossas unidades ou envolvendo nossas operações.
O nosso Código de Conduta traz orientações expressas sobre o assunto, como nos itens a seguir:
3.3. A Samarco poderá encerrar uma relação de negócio sempre que houver prejuízo de seus interesses ou desconsideração das questões legais, tributárias, socioambientais e de segurança do trabalho, bem como
em casos de adoção de trabalho escravo ou infantil, de corrupção e de desrespeito aos direitos humanos.
10.2. Os empregados deverão utilizar os recursos financeiros da empresa de forma sensata e informar com exatidão os gastos. A elaboração de relatório de despesas contendo erros que objetivem a fraude é considerada falta grave de conduta.
15.1.1. A Samarco não efetua pagamentos irregulares com a finalidade de realizar negócios, influenciar decisões em benefício da empresa ou induzir pessoas a conceder permissões indevidas. Daí proibir terminantemente a prática de subornos, propinas, comissões não lícitas e pagamentos similares, o que, além de ferir a ética, pode sujeitar a empresa e os empregados envolvidos a processos criminais e a penalidades legais. Essa proibição se aplica, também, a representantes e a terceiros contratados pela Samarco para representar seus interesses, os quais, no ato da sua contratação, devem ser claramente informados sobre essa política e aceitá-la sem restrições.
Também não toleramos, em nosso dia a dia, práticas que possam se caracterizar como conflito de interesses. Nosso Código de Conduta traz determinações sobre esse tema:
9.4.2.1. Não é permitido aos empregados o exercício de atividades conflitantes com os interesses da Samarco.
9.4.2.2. Atividades que não concorram com o tempo a ser dedicado à Samarco e não gerem conflito de interesses, não sofrem objeção por parte da empresa.
9.4.2.3. Atividades de trabalho voluntário são autorizadas e apoiadas pela empresa.
9.4.2.4. Os empregados não deverão prestar consultoria ou ocupar cargo em organizações que realizem negócios com a empresa, mesmo fora do horário de trabalho, se o cargo que ocupam na empresa lhes confere poder de influenciar transações ou lhes permite acesso a informações que possam representar conflito de interesses.
9.4.2.5. São proibidos vínculos societários e comerciais, pessoalmente ou por intermédio de familiares, com parceiros de negócio ou concorrentes da empresa.
9.4.2.6. A simples posse de ações de outra empresa não gera conflito de interesses, a não ser que sejam de empresa com a qual a Samarco mantenha relações comerciais e o empregado tenha poder de influenciar decisões.
9.4.2.7. O empregado não deverá ocupar cargo cujo exercício lhe permita interferir nas condições de emprego de familiares (distribuição de tarefa, remuneração etc.) ou na avaliação do desempenho dos mesmos.
9.4.2.8. Durante a jornada de trabalho, assuntos de interesse pessoal devem restringir-se ao mínimo indispensável.
9.4.2.9. Os empregados, na execução de suas atividades, deverão informar aos seus gestores imediatos as situações que possam acarretar conflito de interesses.
15.3.1.6. Não deverão ser oferecidos ou aceitos presentes em circunstâncias que possam criar obrigação comercial e no relacionamento com representantes de concorrentes da Samarco, uma vez que esta prática pode configurar conflito de interesses.
15.3.1.7. É proibido solicitar presentes de qualquer espécie a fornecedor, cliente ou terceiros com quem a Samarco esteja realizando negócios.
Essas orientações anticorrupção e sobre conflitos de interesses fazem parte dos assuntos que são acompanhados permanentemente pelo Conselho de Administração, que tem, entre suas atribuições, a função de garantir a integridade da gestão da Samarco, conforme mencionado.
Por meio do Programa “Click para o Conhecimento”, mais de 99% dos empregados da Samarco fizeram treinamento on-line sobre a quarta edição do Código de Conduta, que aborda inclusive questões relacionadas a direitos humanos.
Esse mesmo treinamento foi realizado com os profissionais da área de Segurança. Em 2009, todos os profissionais dessa área (42 pessoas) foram treinados.
Ouvidoria
Para os casos em que há dúvidas sobre como proceder ou para comunicar desvios ou inadequações, a Samarco possui uma ouvidoria acessível a todos os seus públicos de relacionamento, que classifica as manifestações recebidas em denúncias, orientações e pedidos de informações específicas.
Em 2009, foi formalizado um procedimento de investigação de denúncias internas, que orienta as ações da Ouvidoria e traz maior profissionalismo ao processo e segurança para denunciantes e denunciados. Foram recebidas, em 2009, seis denúncias, que foram encaminhadas para resolução.
A área de Ouvidoria também é responsável pela preparação de relatórios de monitoramento das denúncias e processos de investigação, que devem ser apresentados nas reuniões trimestrais do Comitê de Código de Conduta e levados ao conhecimento dos acionistas. O Comitê é composto pelo presidente da Organização, pelo gerente geral de Administração e RH e pelo Ouvidor.
